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平野流仕事術(4)Googleカレンダーでのタスク管理【メルマガ成功法】vol.662

配信日：2012年02月20日

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ vol.662━2012.02.20━
メルマガ成功法　★メルマガコンサルタントの稼ぐ思考★　　　　　　58,756部
┏───────────────────────────────────
┃目次｜◎ごあいさつ　　　｜来週は大分、福岡、熊本出張
┃　　｜◎メインコンテンツ｜Googleカレンダーでのタスク管理
┃　　｜◎おすすめの書籍　｜人を助けるすんごい仕組み 　他
┃　　｜◎近況報告　　　　｜Facebookの"事件"、無事解決！
┃　　｜発行：アイ・コミュニケーション　平野友朗
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛


おはようございます。
アイ・コミュニケーションの平野友朗です。

来週は九州遠征があり、そのラストスパートです。

すでに現地の協力者様のおかげで熊本セミナーは
定員の40名を超え、50名くらい集まりそうです。

やっぱり土地勘がない地域では、現地の協力者さんとの連携が必須。
そういった繋がりが作れたのも、このメルマガとFacebookのおかげです。

逆にこのツールがなかったら
絶対にこのセミナーは実現しなかったはず。

ツールをいかに使いこなすかも大事ですが
ツールはあくまでも「道具」です。

どういったコミュニケーションをとるのか。
そこが重要なんだなぁと改めて感じました。


ちなみに、大分の講演会も一般公募をしているようなので
こちらでもご紹介させていただきますね。

◎2月28日(火)「ネットでの効果的な情報発信や交流の仕方を学ぶ」(大分)
　https://www.facebook.com/events/168649063238294/

◎2月29日(水)平野友朗 出版記念セミナー(福岡)【残席わずか】
　http://www.sc-p.jp/seminar/2012/000847.html

◎3月 1日(木)平野友朗 出版記念セミナー(熊本)【残席わずか】
　http://www.sc-p.jp/seminar/2012/000840.html

※一部のセミナーは書籍をお持ちの方は参加費が割引が適用されます


多くの読者さんと九州でお会いできることを楽しみにしています。

それではメインコンテンツに行ってみましょう！


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【メインコンテンツ】平野流仕事術(4)Googleカレンダーでのタスク管理
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最近ずっと仕事術について書いていますが
事の発端は、SMBCコンサルティング様の講演です。

毎年8回くらいSMBCコンサルティング様で講演を行っているのですが
その中の4回は「時間術」です。

起業家・経営者としては当たり前にやっている管理方法も
会社員の方には目から鱗という話もあるようです。

そこでこの様に記事をまとめることにしました。


よく考えると私も起業する前は
「会社にいる時間をいかに消費するか」を考えていましたが
これは完全なNG。

時間は、貴重なものであり、決められた時間の中で
どれだけのパフォーマンスを発揮するのかが重要です。

そのこと考えるようになってから

・同時に2つ以上のタスクをこなす
・空き時間に出来ることを常に持ち歩く

などを徹底しています。



さて、今日の話題はGoogleカレンダーでのスケジュール管理です。

私は3年ほど前までは手帳をメインにスケジュール管理をしていました。
しかし、途中からGoogleカレンダーとの併用を始めました。

はじめこそうまくいっていたのですが、
転記のミスが発生し、どれが最新のスケジュールか分からなくなることも。


私がカレンダーに求めるものは以下の事柄です。


・1週間を一覧できる
・1カ月単位で予定を確認出来る
・一つの予定に対して細かい情報を持たせたい
・検索性を高めたい
・移動時間も予定表で管理したい
・出来るだけ手間を省きたい
・当社の社員も私の予定を把握して欲しい

このようにやりたいことを書いていったところ
Googleカレンダーのみの活用がベストだということが分かりました。

手帳と併用しているときには、クラウドサービスに対する
漠然とした不安があったのですが

今では、

「私が手帳を落とす確率と
　Googleのサーバーがクラッシュする確率どちらが高いか？」

と考え、完全にクラウドサービスを信じることにしました。


人生で、免許証だけで2回無くしています。
（お財布ごと落としました）

どれだけ注意深くてもやはり人間がやることですから
絶対はありません。

客観的に見てどちらを信用すべきか聞くまでも無いですよね（笑）


手帳を持たないようにしてから1週間くらいは不安でしたが
すぐに慣れてしまいました。

始めるときは不安だけど、
やってみると「なぜもっと早くやらなかったんだ！」と叫びたくなることもあります。

まさにそのときはこれでした。


今では、予定が決まるとすぐにGoogleカレンダーに入れます。

講演や移動を伴うコンサルティングであれば

13:00〜14:00　移動・準備
14:00〜16:00　○○会社研修
16:00〜16:30　撤収
16:30〜17:10　移動

のようにカレンダーに書き入れます。


そしてその「移動・準備」というタスクの詳細項目に
電車の時間、場所、地図のリンクなどを書いておきます。

講演を受けるかどうかを決める前に絶対に場所は確認しています。
そういった情報を訪問前にまた調べるのは非効率です。

そのため日程の打診があった段階で場所も入れるようにしています。


また、来客や講演、コンサルティング以外の予定も
すべてカレンダーに書き入れています。


9:30〜12:00　メルマガ成功法執筆

と書いておくと、自分の予定を確保することが出来ます。


経営をしていると不測の事態が起こりがちです。
そうするとメルマガのようなタスクはどんどんあと回しにされがちです。

それを防ぐためにも、自分にアポイントを入れる。
これを徹底しています。


　　↑　これは本当に重要です


こうして人と会う以外の予定（執筆、事務作業）などを入れておくと
あとで、自分がどのような仕事のパターンをしているのか検証できます。

予定では、

9:30〜12:00　メルマガ成功法執筆

と書いていても実際が異なれば後で予定表の時間を変更します。

9:30〜11:00　メルマガ成功法執筆　（※こちらが修正後）

これによって、自分のスケジュールに対する見込みの甘さもよく分かります。
試行錯誤が続くので、どんどん正しい時間をはじき出せるようになります。


スケジュールに関しては、極力まとまった時間をかけたものは
事後でもいいので、記載しておくべきでしょう。


タスクはパズルのようなものです。
自分の傾向が分かれば、その時間を入れ替えたりするだけで
生産性はもっと上げることが出来ます。

実際に私は会社員時代と比べて
10倍以上のタスクをこなしているように思います。


クラウドサービスなので、iPhoneからでも利用可能です。
カレンダーのデータを検索することも出来ます。

また一部を公開することも可能です。

すでに使い始めて3年ですが、これにスケジュールミスがゼロになりました。

本当にオススメですよ。



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【おすすめの書籍】・・・・人を助けるすんごい仕組み 　他
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　このコーナーでは、最近『実際に読んだ本』をご紹介します。
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●人を助けるすんごい仕組み──ボランティア経験のない僕が、
　日本最大級の支援組織をどうつくったのか （西條 剛央 ）
　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4478017972/scp-22/ref=nosim

　あのとき何があったのか。何が西條さんを突き動かしたのか。そして、私たち
　には出来ることが必ずあると分からせてくれる一冊です。「ふんばろう東日本
　支援プロジェクト」の存在は知っていましたが、もっとみんなで支援すべきで
　すね。被災地が求めていることを叶えるために最低な手段を選ぶべきです！


●どんな人でも好感度アップ！の声の魔法 （宮川 晴代 ）
　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4413038312/scp-22/ref=nosim

　私もトレーニングをしてもらったことがありますが、声は磨けるんです！
　本書では呼吸法、早口言葉、体の使い方、ヨガ、仕草など多くのことが語られ
　ていますが、順番に意識して変えていけば、遠くまでよく響く声になります。
　体は声を出す楽器です。その楽器の使い方をちょっと変えてみてくださいね。


●「あがり症営業マン」がラクに売るための６つの習慣 （渡瀬 謙 ）
　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4495597213/scp-22/ref=nosim

　あがり症を克服するための方法はいろいろとありますが、周りに伝えてしまう
　のが一番効果的ですね。口べたな渡瀬さんの本でも、一番心にフォーカスした
　本です。ストレス無くすぐに実行できるノウハウ満載ですので、習慣が変わり
　その結果人生が変わる営業マンもたくさん生まれそうです。


●人を動かす人柄力が３倍になるインバスケット思考 （鳥原 隆志 ）
　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4872905571/scp-22/ref=nosim

　「最後は人だね」という言葉を最近至る所で聞きます。いろんな無理難題を同
　時にこなさなくてはいけない人は多いはず。そのときに何をベースに考えるべ
　きなのか。リーダーとしての資質を問われている気になる一冊です。今までの
　鳥原さんの書籍は「答え」がありましたら、本書には答えがありません。ただ
　何を基準に考えるべきか、事例が豊富なのでとても参考になりました。


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いつもたくさんのご献本ありがとうございます！
本メルマガでのご紹介を希望される方はこちらからどうぞ。

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平野友朗の著作は19冊（共著を含む）となりました。

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【近況報告】Facebookの"事件"、無事解決！
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前回のメルマガ編集後記でお伝えした
Facebookのメッセージに関する事件ですが無事に解決しました。

私のFacebookの個別メッセージを見て翌日にはお返事をくださいました。
そして、私のウォールの書き込みを見て、事態をご理解いただいたようです。

https://www.facebook.com/hiranotomoaki/posts/312927355421515

　↑　こちらの書き込みのシェアがあまりにも多くてビックリ！
　　　やっぱり「共感系」の話は必要ですね。


私以外にも多くの方が同じ目に遭っていたようで

「そういうことがあったんですね。
　メールもらえて嬉しいです」

という趣旨のご連絡をいただきました。


メールもそうですが、Facebookのメッセージも、
送った＝届く＝読んでもらえている。

このようなイメージがありますが、そうでないこともあるんですよね。

この自分の失敗談を元に講演会でもお伝えしようと思います。



心配して温かい言葉を書けてくださった皆様。
ありがとうございます！


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