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【テーマ】仕事を効率的に進めるには！？　幅広いマニュアルで効率化！by春奈さん

配信日：2011年11月07日

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　　　　　　　　　ビジネス交換日記２０１１

　　　　１１月のテーマ：仕事を効率的に進めるには！？
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　2011年11月7日(93)　　　　　　　　　　　　　　　
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こんにちは！Eyes小山です。

大学生たちは学祭の時期ですね。

こういう学生がいろんな企画をしたり
展示をしたりというのは、
私は結構興味深くて見に行ったりします。

かなりわいわいがやがや混雑してるので、
長時間はいられないのですが、
書道とか、写真とか、取り組みの展示など
いろんな可能性が見えてくる気がします。


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　◇テーマの話題

　　　　　〜ちょっと幅広いマニュアルで効率化！〜

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さて、前回のメルマガ（ http://bit.ly/vQV2H8 ）から
大変心にグサリとくる言葉が２つありました。

「会議の最後にやるべき項目を確認して、
担当者と期限を必ず決めること」

あたりまえかもしれないですが、
ちょっと気がゆるんだり、
次のアポや来客があるとあいまいなままに
なってしまうことが・・・。

「心理学的には、人はおおむね
新しいやり方よりも従来のやり方を守りたい。」
この言葉も、自分もかなり無意識のうちに
持っているんじゃないのかな〜と思いました。


いや、でもやっぱり毎日の業務を効率化したい！
という思いはもちろんあります。

そこで最近読んだ本で、
すぐ活かせられそう！と思った一つのツールは、
「一般的な概念より少し幅広いマニュアル」づくり。

私は現在、新入社員として、新しい作業に取り組む際、
分からない事が多く、小さな疑問の積み重ねで戸惑うことも
多いです。

他の組織であっても、メンバーの入れ替わりや
新入社員やインターン生にすぐ即戦力となって
もらうことは重要ですよね。

そのためには、作業の手順だけではなく、
主な連絡先、よく使うメールの雛形、
関連資料の保存場所までをマニュアルとして
まとめておくというもの。

ここまでの内容をマニュアルとしておくと、
引き継ぎがかなり楽になりそう！
ということで早速とりいれたいと思います。


また先日訪問した会社で聞いた話では、
「相手に言いにくくて大事なことが伝えられない」とか、
「聞きたいことがあるけど余裕がなさそうだから
後にしよう。」とか、という状態が続いてしまい、
スムーズなコミュニケ─ションが滞っているとのこと。

自分もそういうことある！と共感しまくりです。

思っていることを言葉にして伝えたり、
形にするまでコミュニケーションの時差があると
かなり業務に影響してきますよね。

ツールとしての効率化もそうですが、
コミュニケーションにおける効率化も
きっと考えればやり方はたくさんあると思うので、
取り入れていきたいと思っています！

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　NPO法人Eyes　　
人と機会のコーディネーター　兼　事務局担当
　小山春奈

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◇ 編集後記

秋は大学祭の季節なんですね。春奈さんは若い人の可能性を展示
から感じ取っているのですね。若者に限らず、何かに打ち込んで
いる人は輝いていますが、特に若い人たちから発せられる輝きは
まぶしいほどです☆　自分たちでは気づいていないんだろうなあ(笑)


次回１１月９日(水)です。お楽しみに。

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