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【週末起業新聞!111028】納品書と領収書は、両方必要か?

配信日:2011年10月28日

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★ 納品書と領収書は、両方必要か?

■質問:

商品を納品したときにお客様に送る書類として、納品書と領収書の
どちらが良いのでしょうか。

目的によって違うのであれば、選択のポイントをお教え願います。

また、それらの書類は、PDFファイルのメール添付でも問題ござ
いませんでしょうか?

■答え:Q:

領収書の目的は、確かに代金を受領したということの証明ですね。
こちらは、改めて説明するまでもないかと思います。

納品書については、個人相手のビジネスであれば、ほとんど必要な
いと思いますが、法人相手のビジネスで、月末にまとめて代金を請
求するような場合、必要となります。

というのは、法人顧客は、納品時に帳簿に「買掛金」(後払いの場
合)を記帳する必要があるからです。

法人相手ですと、納品は随時行なわれますが、支払いは月末などに
一括支払いになるのが通常です。

納品書がないと、納品があったことの記録が残らないでの、記帳に
も困りますし、請求される金額(支払うべき金額)も、請求書が来
るまでわからない、ということで不都合があります。

ですので、本来なら、納品書が必要かどうか、顧客ごとに尋ねるの
が適切かも知れませんが、実務上、それも面倒なので、どのような
顧客であっても、納品書は必ず同封するのが一般的かと思います。

ということで、お尋ねの件については、納品書・領収書の「どちら
か」ではなく、両方が正解だと言えます。

ただ、ネットショップですと、先払いが一般的かと思います。

そのような場合は、「納品書兼領収書」で送ることが多いと思いま
す。これなら、1枚で済みます。ちなみに、アマゾンで本を買うと、
「納品書兼領収書」が同封されていますね。

後半のご質問についてですが、法律上、領主書でも契約書でも、P
DFではダメだとか、捺印がなければ無効という規定はありません。

ですが、何かトラブル等があった場合、証拠能力が弱いということ
になります。

ということで、証拠能力が弱いということでも構わないと考え、捺
印なしのPDFファイルで先方に送ることも違法ではありませんが、
通常は、お客さんの方から、「PDFでは困る」とか「捺印がない
と困る」という話になってしまいます。

つまり、PDFや捺印の有無の可否については、先方の経理処理の
規定に左右されるということで、売り手側が勝手には決められない、
というのが実情です。決定権は、お客さんにあるわけです。

ですので、紙に印刷・捺印して送付(あるいは商品に同梱)するの
が、無難かと思います。


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